Wat kost een barista? Begin bij wat je huurt.

‘Wat kost een barista?’ lijkt een korte vraag. Toch kunnen twee antwoorden allebei kloppen en iets heel anders aanbieden. Bij de ene prijs huur je een persoon die achter jullie machine werkt. Bij de andere krijg je een complete koffiebar, apparatuur, ingrediënten, vervoer en opbouw.

Een offerte vergelijken begint daarom bij wat je nodig hebt. Niet bij het laagste bedrag onderaan. Dit is een manier om de prijs uit elkaar te halen voordat je leveranciers of opstellingen naast elkaar legt.

Eerst de persoon, dan de opstelling

Hebben jullie al een geschikte espressomachine, molen en werkende koffieplek? Dan kan alleen een barista passen. Die persoon brengt vakmanschap en gastvrijheid; de aanwezige apparatuur en voorraad zijn een ander onderdeel van de afspraak.

Het gepubliceerde uitgangspunt bij Baristocrats voor een losse barista is vanaf €60 per uur, met een minimum van vier uur. Vier keer dat uurtarief is €240. Dat rekenvoorbeeld gaat uitsluitend over die vier uren tegen het vanaf-tarief. Het is geen prijs voor een complete koffiebar of een uitgewerkte eventofferte.

Staat er nog niets op de locatie, dan moeten ook de werkplek, apparatuur, koffie, overige benodigdheden en logistiek worden geregeld. Daarvoor bespreek je complete koffiecatering.

Een mobiele koffiebar is een andere inzet dan alleen een barista bij bestaande apparatuur.

Wat staat er op de offerte?

Een bruikbare offerte maakt de omvang van de afspraak zichtbaar. Dat kan als pakket of uitgesplitst, zolang je maar kunt zien wat de prijs dekt en wat nog niet is meegenomen.

Honderd gasten is nog geen werkplanning

Honderd gasten die in een middag verspreid koffie halen vragen iets anders dan honderd gasten die na de ceremonie tegelijk bij de bar staan. De totale groep bepaalt niet alleen hoeveel dranken er nodig zijn; het drukste moment bepaalt mede hoe de bar moet werken.

Vertel bij je aanvraag dus ook wanneer je gasten verwacht, hoeveel tijd zij hebben en hoe uitgebreid de kaart wordt. Daarmee kun je een te kleine opstelling én onnodige overcapaciteit voorkomen. In de drukste vijftien minuten werken we die keuze verder uit.

Vergelijk dezelfde afspraak. Vier service-uren met alles erbij zijn iets anders dan vier uur achter een bestaande machine.

Standaard of op maat gemaakt?

Een standaard mobiele bar is vaak het vertrekpunt. Wil je een eigen uitstraling voor een campagne, een beursstand of een winkelopening, dan komen ontwerp, productie en voorbereiding erbij. Denk aan signing, bekers, een eigen kaart of een specifieke plaatsing.

Dat maatwerk hoeft niet altijd groot te zijn. Een kleine aanpassing kan al goed bij het merk passen. Vraag wel naar de voorbereidingstijd en eventuele productiekosten, zodat zichtbaar blijft welk deel van de offerte naar service gaat en welk deel naar de uitvoering van je merk.

Bij een merkactivatie tellen ook presentatie en voorbereiding mee.

Zo vraag je een vergelijkbaar voorstel aan

Stuur iedere leverancier hetzelfde vertrekpunt: datum of periode, locatie, service-uren, geschatte groep, piekmomenten, gewenste dranken en wat er al aanwezig is. Voeg een plattegrond toe als de ruimte beperkt is. Geef aan of koffie vooral hospitality is of onderdeel van een merkactivatie.

Vraag daarna wat er precies inbegrepen is, wat kan veranderen en welke informatie nog nodig is. Een voorstel dat duidelijk uitlegt hoe de dag wordt uitgevoerd, is nuttiger dan een los bedrag zonder context.

Je mag bij Baristocrats ook beginnen voordat alles vaststaat. Een idee voor een bedrijfsfeest, beurs of bruiloft is genoeg om te bespreken welke invulling past. De details maken we samen concreet.