Acht kilo op kantoor. Eén zak tegelijk.

Maandagochtend gaat er een nieuwe zak open. Donderdag blijkt de halve afdeling thuis te werken. En achter in de kast staat nog een doos die iemand alvast had besteld. Koffievoorraad is geen ingewikkeld magazijnprobleem, maar je moet wel weten welke zak eerst aan de beurt is.

Bij een doos van acht kilo hoef je niet acht kilo tegelijk te openen. De Corporetti-doos bevat acht afzonderlijke kilozakken. Maak de planning per zak: wat is in gebruik, wat blijft gesloten en hoe snel gaat het op met de mensen die werkelijk aanwezig zijn?

Eerst de kast, dan de bestelling

Haal de losse zakken even naar voren. Lees de datum en het bewaaradvies op elke verpakking, tel wat er nog ligt en leg de zak die eerst op moet vooraan. Nieuw binnengekomen koffie gaat daarachter. Zo hoeft niemand uit zijn hoofd te weten wat de vorige bestelling was.

De datum op de zak is informatie over die verpakking. Het is geen belofte dat koffie na openen tot die datum precies hetzelfde blijft smaken. Voor onze voorraadplanning maken we daarom onderscheid tussen gesloten voorraad, één geopende zak en bonen die al in de machine zitten.

Acht keer één kilo: open de volgende zak wanneer je hem nodig hebt.

Drie plekken, drie afspraken

De gesloten voorraad

Kies een droge, koele, donkere kast, weg van warmte en sterke geuren. Een plank boven de vaatwasser of direct naast een zonnig raam is geen handige standaardplek. Laat ongeopende zakken dicht en volg het bewaaradvies op de verpakking.

De zak die in gebruik is

Noteer wanneer hij openging. Sluit hem na bijvullen weer goed, of gebruik een schone, droge, luchtdichte en lichtwerende bewaarpot. Meng geen oude restjes met een nieuwe zak. Een mooie glazen pot naast de warme machine geeft vooral uitzicht; hij lost blootstelling aan licht en warmte niet op.

Het bonenreservoir

Gebruik het als werkvoorraad. Vul passend bij het gebruik en de aanwijzingen van je machine. Het grootste reservoir hoeft niet iedere vrijdag tot de rand vol te zitten. Vul evenmin een hoeveelheid waarvoor je het apparaat steeds moet leeghalen: houd de routine eenvoudig en volg de reinigingsinstructies van het model.

De handigste voorraad is de voorraad waarvan je weet welke zak nu open is.

Een stille maandag telt ook mee

Tien medewerkers zijn niet vanzelf tien dagelijkse koffiedrinkers. Tel aanwezige koffiedrinkers en hun werkelijke kopjes. Zeker bij een hybride kantoor maakt dat meer verschil dan een extra nauwkeurige kalendermaand.

Een rekenvoorbeeld: zes aanwezige koffiedrinkers, drie kopjes per dag en tien gram per kop is 180 gram per aanwezigheidsdag. Een kilozak staat dan voor ongeveer 5,6 van die dagen. Zijn het drie zulke dagen per week, dan vertegenwoordigt een doos van acht kilo ongeveer 14,8 weken verbruik. Dit voorbeeld laat zien waarom acht kilo voor een klein team een flinke voorraad kan zijn; het is geen houdbaarheidsadvies. Spoelen, verspilling en wisselende aanwezigheid zijn niet meegerekend.

Wil je jullie eigen getallen invullen, gebruik dan de bestaande dooscalculator. Voor de bredere inschatting helpt hoeveel koffie je nodig hebt op kantoor. Koop niet automatisch meer omdat de kast het aankan.

De voorraadkaart voor de pantry

Neem deze vijf regels over op een kaartje bij de koffie. Eén collega houdt de bestelling bij; iedereen kan zien waar hij aan toe is.

1. Nu open: naam koffie, datum geopend en de plek waar de zak staat.

2. Nog gesloten: aantal zakken, met de eerst te gebruiken verpakking vooraan.

3. Werkelijk gebruik: hoeveel zakken gingen er de afgelopen aanwezige werkdagen doorheen?

4. Bijbestellen: spreek een voorraadgrens af op basis van jullie gebruik en bevestigde levertijd, plus een passende buffer.

5. Verantwoordelijke: wie bestelt, en wie neemt het over bij vakantie?

Werk de kaart bij wanneer een nieuwe zak opengaat. Dat ene moment is makkelijker te onthouden dan een uitgebreide administratie aan het einde van de week.

En koffiebonen invriezen?

Daar bestaat geen algemeen ja of nee voor iedere verpakking en routine. Vocht, geuren en het telkens openen van koude voorraad verdienen aandacht. De National Coffee Association beschrijft invriezen als een keuze waarbij luchtdicht verpakken belangrijk is; haar algemene advies is vooral kleinere hoeveelheden vers kopen en lucht, warmte, vocht en licht beperken.

Voor de Corporetti-zak hebben we hier geen eigen invriesproef of gevalideerde termijn na openen. Van deze gids maken we daarom geen bewaarbelofte in maanden. Kijk eerst of een beter passende aankoophoeveelheid en een eenvoudigere voorraadroulatie het probleem oplossen. Vraag bij twijfel naar het advies voor jullie daadwerkelijke verpakking.

Past die doos eigenlijk bij ons?

Voor een drukke pantry is acht keer één kilo iets anders dan voor een kantoor dat twee dagen per week open is. Bereken het verbruik vóór je bestelt. De directe doos heeft een vaste inhoud van acht kilo; de flexibele leveranciersrelatie betekent niet dat je in die checkout losse kilo’s kunt kiezen.

Wil je alleen die doos bestellen, bekijk het inkoopdossier zonder abonnement. Past de hoeveelheid of begeleiding niet vanzelf, bespreek jullie situatie via onze koffieleveranciersroute. Dan begint het gesprek bij jullie werkweek.

Bewaarprincipes: National Coffee Association. Voor de zak zelf geldt het bewaaradvies op de verpakking.