HARBOR / KANTOOR
Baristocrats
Je koffievoorraad begint bij de mensen die er werkelijk zijn. Reken met aanwezigen, koppen per werkdag en gram bonen per kop. Daarmee zie je hoeveel kilo je nodig hebt en wanneer je weer moet bestellen.
Zo reken je koffieverbruik uit
Stap | Berekening |
|---|---|
Koppen per werkdag | Aanwezigen × koppen per persoon op kantoor |
Bonen per werkdag | Koppen × gram bonen per kop |
Bonen per werkweek | Dagverbruik × werkdagen ÷ 1.000 |
Werkdagen met één doos | 8.000 gram ÷ dagelijks verbruik in gram |
Een voorbeeld: acht mensen, vijf werkdagen
Bij acht aanwezigen, drie koppen per persoon en tien gram bonen per kop gebruik je 240 gram per werkdag. In vijf werkdagen is dat 1,2 kilo. Een doos van acht kilo is dan goed voor ongeveer 33 werkdagen: ruim zes werkweken. Dit is een rekenscenario, geen gemeten gemiddelde voor jouw kantoor.
Aanwezigen | Koppen per persoon | Gram per kop | 8 kilo gaat circa mee |
|---|---|---|---|
4 | 3 | 10 | 66 volledige werkdagen |
8 | 3 | 10 | 33 werkdagen |
12 | 3 | 10 | 22 werkdagen |
Rond voor je voorraadplanning naar beneden af en houd rekening met bezoek, verspilling en afwijkende werkdagen. Een dubbele espresso of andere machine-instelling kan een andere dosis gebruiken.
Wat zegt het Nederlandse gemiddelde?
Het Nationaal Koffie & Thee Onderzoek 2026 noemt gemiddeld 3,5 koppen per koffiedrinker per dag. Dat gaat over de hele dag, niet uitsluitend over koffie op kantoor. Voor je bestelling is een week werkelijk gebruik meten een beter startpunt.
Pas het aan voor jouw team
In onze interactieve koffierekenaar pas je mensen, koppen, dosering en werkdagen aan. Je ziet hoe lang een doos van 8 × 1 kilo meegaat en wat een kop kost. Je kunt die doos los bestellen; een machinecontract is daarvoor niet nodig.
Sfeerbeeld van een kantoorpantry. Foto: Mikhail Nilov via Pexels; geen klantcase of gemeten gebruikssituatie.
Tel stoelen niet alsof ze elke dag bezet zijn
Een kantoor met twaalf bureaus kan op donderdag vol zitten en op vrijdag bijna leeg zijn. Een bestelling op basis van twaalf mensen, vijf dagen lang, bouwt dan een voorraad op die steeds verder naar achteren in de kast schuift. Begin bij aanwezige mensen per werkdag. Dat is concreter dan het aantal medewerkers op de loonlijst.
Neem deze fictieve werkweek: maandag vier mensen, dinsdag tien, woensdag acht, donderdag twaalf en vrijdag vier. Samen zijn dat 38 persoonsdagen. Bij de rekenaanname van drie koppen per persoon en 10 gram bonen per kop kom je uit op 1.140 gram per week. Een doos van 8 kilo is dan goed voor ongeveer zeven van zulke weken. Dit is een planningsvoorbeeld, geen gemeten verbruik van een klant.
Dezelfde rekensom helpt bij een vierdaagse werkweek of wisselende bezetting. Tel de aanwezigheid over de echte openingsdagen op. Gebruik niet automatisch vijf dagen wanneer de locatie er vier open is. De hoeveelheid koffie verandert door die aanwezigheid; het formaat van de doos niet.
Van bonenvoorraad naar bestelmoment
Het moment waarop de doos leeg is, is te laat om pas aan bestellen te denken. Kies een voorraadpunt waarbij je opnieuw bestelt. Neem de werkelijke levertijd mee en een reserve die past bij bezoek, drukke dagen en jullie bestelritme. We geven hier geen vaste leverbelofte: daarvoor moet je naar de actuele bestelling en verzendinformatie kijken.
Gebruik de eerste doos als ijkpunt. Noteer wanneer je begint, hoeveel werkelijke werkdagen voorbijgaan en wat er nog over is. Houd vergaderingen en uitzonderlijke events apart in je notities. Een enkele drukke borreldag hoort niet ongemerkt de nieuwe standaard voor iedere week te worden.
Ook de dosering kan het verschil verklaren. De aanname van 10 gram is een rekenkeuze. Gebruikt je machine een ander recept, vul dan dat gewicht in. Twee drankjes met dezelfde naam kunnen meer of minder bonen gebruiken; een grote beker zegt op zichzelf niet hoeveel koffie erin zit.
Meer collega’s betekent niet alleen meer kilo’s
Een voorraadberekening vertelt wanneer je moet aanvullen. Hij vertelt niet hoeveel minuten mensen op hun koffie wachten. Dertig koppen verspreid over een ochtend zijn een andere vraag dan dertig cappuccino’s na dezelfde vergadering. Kijk dus naast het weekverbruik ook naar de drukste pauze.
Heb je al een passende machine, dan hoef je voor een doos bonen geen compleet koffieproject te starten. Bekijk de doos koffiebonen voor zakelijk gebruik en gebruik het rekenvoorbeeld als vertrekpunt voor jullie bestelritme. Twijfel je juist over de capaciteit, lees dan de machinekeuze voor kantoor.
Voorraad en wachtrij zijn twee vragen
Genoeg kilo’s op voorraad voorkomt geen rij bij de machine. Wil iedereen tegelijk melkdranken, neem dat apart mee bij de keuze van je koffiemachine. Zoek je machine, koffie en service samen, bekijk dan het zakelijke koffieabonnement.
En de zakken die nog dicht zijn?
Hoeveel je verbruikt en hoe je de voorraad bewaart zijn twee verschillende vragen. In acht kilo op kantoor, één zak tegelijk vind je een eenvoudige pantryroutine en voorraadkaart.